Okres przednoworoczny to czas dokonywania analiz, snucia planów oraz deklarowania postanowień, zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. Jak wraz z nowym rokiem usprawnić organizację pracy w swoim przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy branżę, w której funkcjonuje? Z odpowiedzią przychodzi innowacyjne oprogramowanie do obiegu dokumentów DocuWare oraz idea biura bez papieru, która wraz z zastosowaniem narzędzia może być zrealizowana w pełni już w 90 dni.

Czym jest digitalizacja oraz cyfryzacja?

Digitalizacja organizacji pracy to coraz częściej spotykane na polskim rynku zjawisko. Zazwyczaj kojarzy się ono nam z dużymi przedsiębiorstwami, które wdrażają w swoich organizacjach skomplikowane, wymagające kilkudniowego wdrożenia systemy ERP. Tak naprawdę, cyfryzacja to proces, który towarzyszy naszemu życiu na każdym kroku. Czy Twoja firma korzysta z poczty elektronicznej? To z pozoru proste i powszechne narzędzie to pierwszy krok w kierunku pełnej cyfryzacji. Wyobrażasz sobie prowadzenie komunikacji zewnętrznej bez popularnego e-maila? Spacery na pocztę, nawet kilkudniowe oczekiwanie na dostarczenie wiadomości , a następnie jeszcze dłuższy czas oczekiwania na otrzymanie informacji zwrotnej? Do tego ponoszone koszty oraz sytuacje losowe, jak np. zaginięcie korespondencji podczas drogi, którą musi fizycznie pokonać.

Czym jest cyfrowy obieg dokumentów?

Co by było gdyby z Twojej firmy wyeliminować nie tylko papierową korespondencję, ale również wszelkie dokumenty, które przechowujesz w formie papierowej? Według badań przeprowadzonych przez IDC, problemy związane z nieskutecznym zarządzaniem dokumentacją papierową powodują aż 21% spadek wydajności całej organizacji. Automatyzacja obiegu dokumentów sprawia, że potrzebna w danej chwili treść jest dostępna poprzez wykonanie właściwie kilku kliknięć, a kierowanie niezbędnej dokumentacji do odpowiednich działów zabiera nam dosłownie kilka sekund z cennego czasu pracy. Cyfryzacja nie wpływa tylko na wewnętrzną wydajność firmy ale również na relacje z klientami. Biuro bez papieru to przede wszystkim szybkość, sprawność i elastyczność działania, która pozwala nam odpowiedzieć w błyskawicznym tempie na każde zapytanie klienta, bez potrzeby przerzucania kilogramów papieru, w celu dotarcia do potrzebnych informacji.

<Jakie korzyści, poza niepodważalnie pozytywnym wpływem na produktywność Twojej firmy, niesie ze sobą dokumentacja cyfrowa? Przede wszystkim oszczędność, która nie dotyczy wyłącznie wydatków ponoszonych z racji inwestycji w kolejne ryzy papieru i tonery do drukarki. Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare jest w pełni kompatybilne z wymaganiami stawianymi przez polskie prawo, co w praktyce oznacza brak ryzyka poniesienia kary lub utraty dochodów z racji brakującej dokumentacji.

Kolejną z korzyści, która związana jest z wyborem cyfrowego obiegu dokumentów, jest pozytywny wpływ na środowisko. Zrezygnowanie z drukowania, wysyłania i przechowywania papieru wpływa na zmniejszeniu śladu węglowego. Koniec przechowywania dokumentacji w formie papierowej to również porządek. Brak sterty dokumentów na biurku, półkach. czy w szufladach oraz brak urządzeń do drukowania na każdym kroku w siedzibie Twojej firmy uczynią miejsce pracy o wiele bardziej przyjaznym i estetycznym.

 

Biuro bez papieru w 90 dni z DocuWare

Podsumowując, cyfrowy obieg dokumentów gwarantuje efektywną pracę, lepsze relacje z klientami, oszczędność, ekologię oraz porządek. Z oprogramowaniem DocuWare, całkowite wyeliminowanie dokumentów w formie papierowej w Twoim biurze zajmie tylko 90 dni. Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia, kluczowe jest skupienie się na trzech aspektach, tj. importowaniu, przepływie pracy oraz archiwizacji i wyszukiwaniu.

Importowanie dokumentów w DocuWare

Import papierowych dokumentów do cyfrowej formy to jedno z kluczowych wyzwań, jakie stawia przed nami proces digitalizacji biura. Z oprogramowaniem DocuWare w prosty sposób nie tylko dokonasz importu zawartości segregatorów na Twoim biurku, ale również nadasz im wartości indeksowe, które opiszą cel i treść dokumentu, ułatwiając przy tym jego wyszukiwanie w systemie. Cały proces oparty jest o inteligentne, wyposażone w funkcję uczenia się oprogramowanie. Technologia pozwala na zapamiętanie struktury każdego wprowadzanego dokumentu oraz korekty indeksowania, jakie wprowadza w nim użytkownik. Dzięki temu rozwiązaniu, dosłownie z każdym jednym zaimportowanym dokumentem zwiększa się prędkość, dokładność i niezawodność oprogramowania DocuWare.

 

Przepływ pracy w DocuWare – funkcje

Funkcja przepływu pracy w oprogramowaniu DocuWare pozwala na całkowitą cyfryzację obiegu dokumentów w organizacji.. W praktyce oznacza to, że każdy pracownik odpowiedzialny za wykonanie danego zadania ma wgląd do niezbędnej dokumentacji w systemie elektronicznym. Menedżerowie zyskują pełnię kontroli nad obowiązkami, które zostały powierzone zespołowi, mając wgląd do tego co zostało już zrobione, a co pozostało do zrobienia. Oprogramowanie wyposażono w system akceptacji wprowadzanych zmian, co pozwala na utrzymanie pełnej kontroli nad prowadzoną dokumentacją.

DocuWare – archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów

Skuteczny import, odpowiednie indeksowanie oraz prawidłowa organizacja przepływu pracy to klucz do sukcesu prostej archiwizacji dokumentów oraz łatwej możliwości ich wyszukania w dowolnej chwili. Silne zabezpieczenia oraz tworzenie kopii zapasowych to gwarancja uzyskania informacji nie tylko w przypadku nieplanowanej awarii sprzętu, ale również podczas prób niechcianego dostępu do archiwum. Oprogramowanie do cyfrowego obiegu dokumentów DocuWare spełnia wymogi wszelkich przepisów dotyczących prywatności, jak np. RODO czy HIPAA.